4 какая ячейка называется активной. Основы вычислительной техники и работа на компьютере. Типы данных и форматы их представления

1. Что такое электронная таблица (ЭТ)

Электронная таблица - компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы

2. Раскройте понятия: строка, столбец, ячейка, блок ячеек.

Строка заголовка служит для отображения названия приложения.

Строка ввода и редактирования отображает вводимые в текущую ячейку таблицы данные или формулы. В этой строке можно просматривать или редактировать содержимое этой ячейки, а также видеть саму формулу.

Строка состояния содержит информацию для перехода на любую требуемую страницу и для изменения масштаба изображения.

Строка подсказки предназначена для выдачи информации пользователю о его возможных действиях в текущий момент.

Ячейка рабочего листа образуется пересечением строки и столбца, а ее адрес определяется буквой столбца и номером строки: например, ячейка А1 находится на пересечении первой строки и столбца А, который стоит на четвертом месте. Адрес может иметь не только ячейка, но и группа смежных ячеек блок (диапазон) ячеек . В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Блок ячеек задается указанием адреса первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный знак – двоеточие (В2:D5).

3. Что такое адрес ячейки?

4. Какая ячейка называется текущей (активной)?

Активной областью таблицы называется ее часть, заполненная данными

5. Чем абсолютная адресация отличается от относительной?

6. Что может быть содержимым ячейки ЭТ?

Разные таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки содержат текст, некоторые – числовые данные. С точки зрения Excel ячейка может содержать три вида данных.

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в котором они были введены. Такая ячейка не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данные – это отдельное число, введенное в ячейку. Они не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы.

Формулы являются инструкциями, по которым производятся вычисления. При этом сама формула может быть не видна на экране, а в ячейке будет представлен результат вычислений по ней. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства.

7. Каковы правила записи формул?

1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.

2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.

3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.

4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.

§ Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.

§ Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор должен быть включен.

5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.

§ завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.

§ “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.

9. Назовите функциональные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

10. Какова структура окна Excel?

Основные структурные элементы электронной таблицы :

Строка

Столбец

Ячейка

В электронной таблице может быть несколько листов. Эти листы образуют книгу. Ячейка, выделенная на данный момент называется активной ячейкой .

11. Какова последовательность создания ЭТ.

Для создания новой книги в открытом приложении Microsoft Excel нужно выполнить одно из следующих действий:

Щелкнуть по кнопке Создать на панели Стандартная ;

Нажать на клавиатуре сочетание клавиш <Ctrl >+ <N >;

Выполнить команду меню Файл -Создать и затем на всплывшей справа панели

в разделе Создание команду Чистая книга (рис. 8.3).

После этого перед Вами откроется новый документ Excel, готовый к работе. Программа присвоит новому документу имя типа Книга1 , но Вы можете дать документу уникальное имя, когда будете его сохранять.

12. Как очистить текущую ячейку ЭТ?

Кнопкой Delete

13. Как осуществить ввод формулы в ячейку ЭТ?

Правила написания формул в Excel :

два символа операций не должны стоять вместе;

каждая открывающая круглая скобка должна иметь парную ей закрывающую скобку (Excel не позволит зафиксировать ввод формулы в ячейку при отсутствии парной скобки);

формула не может содержать более, чем 1024 символа, формулы можно разбить на множество более простых (принцип суперпозиции).

Алгоритм 2.1. Ввод простой формулы

Следующая простая формула служит для умножения 135 на 1%.

Для ввода простой формулы необходимо выполнить следующее.

Выделить (активизировать) ячейку A 3 ,для ввода формулы.

Ввести символ “= ” и символы формулы (нуль целых при вводе можно опустить). Обратите внимание, в левой части строки состояния отображается слово Ввод . Вводимые символы одновременно появляются в ячейке А3 и в строке формул .

Зафиксировать ручной ввод формулы – нажать клавишу . Результат выполнения формулы 1,35 отображается в ячейке А3 . В левой части строки состояния отображается слово Готово .

Формула отобразится в строке формул, когда соответствующая ячейка будет активна.

Вместо формулы можно ввести в ячейку константу (непосредственно значение 1,35).

14. Каким образом выполняется копирование формулы? 5 Как исправить содержимое ячейки?

15. Как осуществить форматирование числовых данных?

Команда Ячейка меню Формат позволяет управлять выводом (отображением) числовых и текстовых значений в активизированной ячейке.

16. Как удалить строки (столбцы) ЭТ?

Пустые ячейки можно вставлять сверху или слева от активной ячейки на листе. При этом остальные ячейки будут смещены вниз в этом же столбце или вправо в этой же строке. Таким же образом можно вставлять строки над выделенной строкой или столбцы слева от выделенного столбца. Ячейки, строки и столбцы можно также удалять.

17. Как выполнить выравнивание данных в ячейках ЭТ

Ячейки

Взгляните на Рабочий лист - он представляет собой совокупность строк и столбцов, а те, в свою очередь, состоят из ячеек.

Ячейка - это минимальный элемент электронной таблицы, который имеет адрес, составленный из имени столбца и имени строки на пересечении которых расположена данная ячейка.

Например, в записях Al, B2, С 6 буквами обозначаются столбцы, а цифрами -строки. Максимальное число столбцов, расположенных на листе, - 256. Первые столбцы обозначаются одним буквенным символом А, в, С и т.д., затем идут столбцы с двумя буквами АА, АВ, АС... Максимальное число строк также ограничено и равно 65536 (=2" 6).

В ячейки может вводиться различного рода информация, которая представляется в виде текста или числа: целого, десятичной или обыкновенной дроби, процента, денежной суммы и т.д. Для ввода информации нужно щелкнуть по ячейке мышью. Ячейка при этом окажется выделенной, то есть будет обведена жирной рамкой, а в правом нижнем углу рамки будет расположен маленький квадратик -маркер заполнения. Выделенная ячейка называется текущей или активной.

Когда вы активизируете ячейку, заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка, выделяются полужирным шрифтом. Адрес текущей ячейки отображается в поле имени.

Диапазоны

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование или нахождение максимального значения).

Совокупность ячеек электронной таблицы называется диапазоном. Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. Чтобы активизировать прямоугольный диапазон, щелкните левой кнопкой мыши по какой-либо угловой ячейке диапазона (например, С2) и, не отпуская кнопки, протяните указатель до другой угловой ячейки (например, F8), расположенной пс диагонали прямоугольника. Выделенный прямоугольный диапазон будет обведем жирной рамкой, содержащей маркер заполнения.

Прямоугольный диапазон ячеек обозначается записью адресов угловых ячее» (левой верхней и нижней правой), которые разделены двоеточием, например.

Ячейка в Excel – это основной структурный элемент листа, куда Вы можете вводить данные и прочее содержимое. В рамках данного урока мы освоим основы работы с ячейками и их содержимым, чтобы производить вычисления, анализировать и систематизировать данные в Excel.

Основные сведения о ячейках в Excel

Каждый лист в Excel состоит из тысяч прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), в то время как строки обозначают числами (1, 2, 3).

Исходя из строки и столбца, каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. Например, C5 – это ячейка, которая находится на пересечении столбца С и строки 5. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя. Обратите внимание, что при выборе ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых она находится, становятся подсвеченными.

В Microsoft Office Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. В большинстве случаев адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным. Например, диапазон, который состоит из ячеек B1, B2, B3, B4 и B5, будет записан как B1:B5.

На рисунке ниже выделены два разных диапазона ячеек:

Выделение ячеек в Excel

Чтобы ввести данные или отредактировать содержимое ячейки, сначала ее нужно выделить.

Вы также можете выделять ячейки при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре (клавиши управления курсором).

Выделение диапазона ячеек в Excel

При работе с Excel часто возникает необходимость выделить большую группу ячеек или диапазон.

Ячейки образуются на пересечении столбцов и строк электронной таблицы. Каждая ячейка имеет имя, которое состоит из названия столбца и номера строки (например, В7, Е34, H13).

Определение 1

Активной называется выделенная жирной рамкой ячейка, в которой осуществляется ввод или редактирование данных. Имя активной ячейки отображается в поле имени.

Рисунок 1. Активная ячейка и ее имя в поле имени

Диапазоном (блоком, интервалом) ячеек называется прямоугольная область в таблице, которая включает несколько выделенных ячеек. Адрес диапазона обозначается именами первой и последней выделенной ячейки, которые разделяются двоеточием (например, А7:А13, В20:Р28).

Способы выделения ячеек и их диапазонов

Для введения данных или выполнения других действий над ячейками их обязательно нужно выделить. Для выделения одной ячейки можно воспользоваться следующими способами:

1. Щелкнуть левой клавишей мыши на нужной ячейке.
2. Ввести имя нужной ячейки в поле имени и нажать Enter .
3. Перевести курсор мыши на нужную ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Для выделения диапазона смежных ячеек нужно:

1. Переместить указатель мыши при нажатой левой клавише от первой до последней ячейки диапазона.
2. Ввести нужный диапазон ячеек в поле имени.
3. Выделить первую ячейку диапазона и при нажатой клавише Shift с помощью клавиш управления курсором продлить выделение до последней ячейки нужного диапазона.

Для выделения несмежных ячеек нужно выделить первый диапазон смежных ячеек и при нажатой клавише Ctrl продолжить выделение других диапазонов.

Для выделения строки или столбца нужно щелкнуть по его имени. Для выделения всех ячеек рабочего листа нужно:

1. Нажать кнопку, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов.
2. Нажать комбинацию клавиш Ctrl + A .

Перемещаться по выделенной области можно с помощью следующих клавиш или их комбинаций:

• вниз – Enter ;
• вверх – Shift + Enter ;
• вправо – Tab ;
• влево – Shift + Tab .

Ввод данных в ячейки

Введение данных можно осуществлять как в отдельную ячейку, так и в их диапазон. Ввод данных в активную ячейку завершается нажатием Enter , после чего активной становится ячейка, которая находится под предыдущей. Отмену ввода можно осуществить клавишей Esc . Допущенные при вводе ошибки можно исправить до завершения ввода в строке формул или после.

При введении текста в ячейки электронной таблицы все данные вводятся одной строкой. Для создания нескольких строк текста в ячейке нужно нажать комбинацию клавиш Alt + Enter или в контекстом меню ячейки выбрать команду Формат ячеек… – вкладка Выравнивание – пункт Переносить по словам .

Одинаковые данные можно вводить одновременно в различные ячейки одного листа. Для этого нужно выделить ячейки, в которые вводятся данные, и после ввода данных нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter .

Одинаковые данные также можно вводить одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для этого нужно выделить ярлыки листов, в которые нужно ввести данные, и после ввода данных нажать Enter .

Типы данных

В ячейки можно вводить данные нескольких типов, назначить которые для ячеек можно с помощью контекстного меню ячейки – команда Формат ячеек… – вкладка Число :

Рисунок 2. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек

При введении чисел в ячейку можно использовать следующие символы : цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Запятая при вводе числа используется как разделитель десятичных разрядов ., %, (.), Е, е. Запятая при вводе числа используется как разделитель десятичных разрядов.

Правила ввода чисел:

1. Если перед числом поставить знак «+» или «-», программа опустит «+».
2. Числа, которые заключены в круглые скобки, определяются как отрицательные. Например, (3) программой определяется как –3.
3. Символ Е и е используют при вводе чисел в экспоненциальном представлении. Например, 2е4 определяется как 20 000 (два, умноженное на десять в четвертой степени).
4. Если после числа ввести знак денежной единицы, то к ячейке применится денежный формат.
5. Если после числа ввести знак % , то к ячейке применится процентный формат.

Использование автозаполнения

Автозаполнение используется для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов данных: календарных (дат, дней недели, месяцев), времени, чисел, комбинаций текста и чисел.

Автозаполнение можно выполнить несколькими способами. Например:

1. В первую ячейку ввести начальное значение.
2. Выделить ячейку.
3. Навести указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки).
4. Нажать левую клавишу мыши и перетянуть маркер автозаполнения в сторону изменения значений.

После окончания перетаскивания рядом с правым нижним углом заполненной области появится кнопка Параметры автозаполнения , которая открывает список возможных вариантов заполнения в зависимости от данных ячеек:

Рисунок 3. Меню Параметры автозаполнения при работе с датами

В меню ряда календарных значений доступны следующие варианты заполнения:

• Заполнить по рабочим дням – диапазон заполняется только рабочими днями без учета праздников;
• Заполнить по месяцам – диапазон заполняется одним и тем же числом последовательного ряда месяцев;
• Заполнить по годам – диапазон заполняется одним и тем же числом одного и того же месяца последовательного ряда лет.

Условное форматирование

Программа Excel позволяет выделить некоторые данные ячеек на основе условий, которые могут задаваться числами и формулами. Если содержимое ячейки будет удовлетворять заданным условиям, то к ней применится установленный формат.

Для задания условного форматирования нужно:

1. Выделить ячейки, к которым нужно применить условное форматирование.
2. Выбрать команду Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная .
3. В открывшемся списке выбрать нужный стиль форматирования или создать собственный в диалоговом окне Создание правила форматирования .

Рисунок 4. Диалоговое окно Создание правила форматирования

Изменение ширины столбца и высоты строки.

Вставка и удаление столбцов и строк рабочего листа

Удаление, добавление, копирование, переименование листа

Все названные операции и другие выполняются при помощи контекстного меню, которое открывается по отношению к активному ярлыку листа (рис.1)

Чтобы изменить количество листов во вновь создаваемой книге, необходимо открыть диалоговое окно Параметры Excel и в соответствующем разделе указать требуемое количество листов:

Файл – Параметры - Общие

При создании новых книг (число листов )

Вставка столбцов и строк на лист выполняется при помощи пиктограммы соответствующих функций на ленте в группе Ячейки на вкладке Главная (рис.). Для вставки столбцов и строк можно использовать контекстное меню. Столбцы вставляются справа от курсора, а строки – сверху от курсора.

Для удаления строки/столбца необходимо выделить строку/столбец или несколько строк/столбцов и использовать соответствующие функции на ленте (рис.) или в контекстном меню.

Выделение строк/столбцов осуществляется щелчком левой кнопки мыши на названии строки/столбцов.

Для изменения ширины столбца и высоты строки необходимо:

• Установить курсор на границу столбца или строки в области названия столбца (строки). Курсор примет вид двунаправленной стрелки разделенной линией.
• Зафиксировать левой клавишей мыши положение курсора.
• Передвинуть границу в нужном направлении.
• На пересечении строк и столбцов листа образуются ячейки.

Ячейка является наименьшей неделимой структурной единицей для размещения дан­ных внутри рабочего листа. Ячейки могут содержать текст, числовые значения, формулы, макросы. Программа автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться.

По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей. Чтобы изменить высоту или ширину ячейки, нужно изменить высоту строки и ширину столбца соответственно. Все строки пронумерованы, столбцы обозначены буквами.

Программа Excel автоматически присваивает каждой ячейке рабочего листа уникаль­ные адреса. Адрес ячейки, который ей присваивает программа, состоит из адреса столбца и адреса строки. Адрес активной ячейки отображается в левой части строки формул.

Рабочее поле Excel представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов, с заголовками A, B, C, D и так далее, и пронумерованных строк. У каждой ячейки на листе есть свою имя (адрес), например самая верхняя левая ячейка имеет адрес А1. Эта ячейка выделена рамочкой. Любая ячейка, выделенная рамочкой, является активной, то есть именно в эту ячейку можно ввести данные с клавиатуры.

Адрес выделенной ячейки появляется в Поле имени , расположенном выше заголовка столбца А на одном уровне со Строкой формул.

В Excel существует понятие интервала ячеек. Интервал ячеек представляет собой прямоугольный участок таблицы из нескольких ячеек. Интервал задается посредством указания адреса верхней левой и нижней правой ячейки прямоугольного блока ячеек. Адреса этих двух ячеек при задании интервала разделяются двоеточием, например – В7:Е11.