Расширенный фильтр в Excel. Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей Применение фильтра в excel

Многие сотрудники всевозможных организаций, кому приходится каким-либо образом работать с Mircosot Excel, будь то обычные бухгалтеры или аналитики, часто сталкиваются с необходимостью выбора ряда значений из огромного массива данных. Для упрощения выполнения данной задачи и была создана система фильтрации.

Обычный и расширенный фильтр

В Excel представлен простейший фильтр, который запускается с вкладки «Данные» — «Фильтр» (Data — Filter в англоязычной версии программы) или при помощи ярлыка на панели инструментов, похожего на конусообразную воронку для переливания жидкости в ёмкости с узким горлышком.

Для большинства случаев данный фильтр является вполне оптимальным вариантом. Но, если необходимо осуществить отбор по большому количеству условий (да ещё и по нескольким столбцам, строкам и ячейкам), многие задаются вопросом, как сделать расширенный фильтр в Excel. В англоязычной версии называется Advanced filter.

Первое использование расширенного фильтра

В Excel большая часть работы проходит с таблицами. Во-первых, это удобно, во-вторых, в одном файле можно сохранить сведения на нескольких страницах (вкладках). Над основной таблицей желательно создать несколько строк, самую верхнюю из которых оставить для шапки, именно в данные строки будут вписываться условия расширенного фильтра Excel. В дальнейшем фильтр наверняка будет изменён: если потребуется больше условий, всегда можно вставить в нужном месте ещё одну строку. Но желательно, чтобы между ячейками диапазона условий и ячейками исходных данных была одна незадействованная строка.

Как использовать расширенный фильтр в Excel, примеры, рассмотрим ниже.

Применение фильтра

В приведённой таблице строки 1 и 2 предназначены для диапазона условий, строки с 4 по 7 - для диапазона исходных данных.

Для начала следует ввести в строку 2 соответствующие значения, от которых будет отталкиваться расширенный фильтр в Excel.

Запуск фильтра осуществляется с помощью выделения ячеек исходных данных, после чего необходимо выбрать вкладку «Данные» и нажать кнопку «Дополнительно» (Data — Advanced соответственно).

В открывшемся окне отобразится диапазон выделенных ячеек в поле «Исходный диапазон». Согласно приведённому примеру, строка принимает значение «$A$4:$F$12».

Поле «Диапазон условий» должно заполниться значениями «$A$1:$F$2».

Окошко также содержит два условия:

• фильтровать список на месте;
• скопировать результат в другое место.

Первое условие позволяет формировать результат на месте, отведённом под ячейки исходного диапазона. Второе условие позволяет сформировать список результатов в отдельном диапазоне, который следует указать в поле «Поместить результат в диапазон». Пользователь выбирает удобный вариант, например, первый, окно «Расширенный фильтр» в Excel закрывается.

Основываясь на введённых данных, фильтр сформирует следующую таблицу.

При использовании условия «Скопировать результат в другое место» значения из 4 и 5 строк отобразятся в заданном пользователем диапазоне. Исходный диапазон же останется без изменений.

Удобство использования

Описанный способ не совсем удобен, потому для усовершенствования обычно используют язык программирования VBA, с помощью которого составляют макросы, позволяющие автоматизировать расширенный фильтр в Excel.

Если пользователь обладает знаниями VBA, рекомендуется изучить ряд статей данной тематики и успешно реализовывать задуманное. При изменении значений ячеек строки 2, отведённой под Excel расширенный фильтр, диапазон условий будет меняться, настройки сбрасываться, сразу запускаться заново и в необходимом диапазоне будут формироваться нужные сведения.

Сложные запросы

Помимо работы с точно заданными значениями, расширенный фильтр в Excel способен обрабатывать и сложные запросы. Таковыми являются введённые данные, где часть знаков заменена подстановочными символами.

Таблица символов для сложных запросов приведена ниже.

Стоит знать, что значок * может означать любое количество символов. То есть при введённом значении «п*» будут возвращены все значения, вне зависимости от количества символов после буквы «п».

Знак «?» подразумевает только один символ.

Связки OR и AND

Следует знать, что сведения, заданные одной строкой в «Диапазоне условий», расцениваются записанными в связку логическим оператором (AND). Это означает, что несколько условий выполняются одновременно.

Если же данные записаны в один столбец, расширенный фильтр в Excel распознаёт их связанными логическим оператором (OR).

Таблица значений примет следующий вид:

Сводные таблицы

Ещё один способ осуществляется с помощью команды «Вставка — Таблица — Сводная таблица» (Insert — Table — PivotTable в англоязычной версии).

Упомянутые таблицы аналогично работают с выделенным заранее диапазоном данных и отбирают уникальные значения, чтобы в дальнейшем подвергнуть анализу. На деле это выглядит как работа с уникальных полей (к примеру, фамилий сотрудника компании) и диапазоном значений, которые выдаются при выборе уникального поля.

Неудобство использования сводных таблиц состоит в необходимости ручной корректировки исходных данных при изменении таковых.

Заключение

В заключение следует отметить, что область применения фильтров в Microsoft Excel весьма широка и разнообразна. Достаточно применить фантазию и развивать собственные знания, умения и навыки.

Сам по себе фильтр прост в применении и освоении, несложно разобраться, как пользоваться расширенным фильтром в Excel, но он предназначен для случаев, когда необходимо малое количество раз произвести отсеивание сведений для дальнейшей обработки. Как правило, не предусматривает работу с большими массивами сведений ввиду обычного человеческого фактора. Здесь уже на помощь приходят более продуманные и продвинутые технологии обработки сведений в Microsoft Excel.

Огромной популярностью пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они позволяют запустить значительное количество фильтров, способствующих отбору значений и выводу их в соответствующие диапазоны.

Макросы успешно заменяют многочасовой труд по составлению сводной, периодической и прочей отчётности, заменяя продолжительное время анализа огромных массивов всего лишь односекундным кликом.

Использование макросов оправдано и неудобно. Любой, кто сталкивался с необходимостью применения, всегда найдёт при желании достаточно материала для развития своих знаний и поиска ответов на интересующие вопросы.

Иногда таблицы в Excel содержат довольно большое количество данных, это может быть, например, перечень закупленных за год расходных материалов. А вам нужно найти среди них только данные, относящиеся к вашему подразделению. Как это сделать?

Для того чтобы из общей массы записей выбрать только часть, удовлетворяющую вашему условию, можно воспользоваться инструментом под названием фильтр. Чтобы установить фильтр, выделите мышью заголовки в шапке таблицы либо всю таблицу, затем на вкладке Главная щелкните на кнопке Сортировка и фильтр и в появившемся меню выберите пункт Фильтр . В правом нижнем углу ячеек с заголовками столбцов таблицы появятся кнопки с направленной вниз стрелкой, как показано на рис. 5.4.

Если вы щелкнете мышью на такой кнопке, появится меню, в котором можно указать направление сортировки по этому столбцу, а также условия отбора записей (рис. 5.5).

Если вам, например, нужно выбрать в списке только имена, начинающиеся на букву С, щелкните на кнопке в столбце с именами, в появившемся меню раскройте подменю Текстовые фильтры и выберите пункт начинается с . Откроется окно, показанное на рис. 5.6. В поле справа от слов начинается с введите букву С. Можно ввести не одну букву, а несколько. В результате будут выбраны только те имена, которые начинаются с указанного сочетания букв, а остальные записи таблицы скроются с экрана (рис. 5.7).

Кнопка в ячейке с заголовком столбца, по которому установлен фильтр, меняется и принимает соответствующий вид. Если щелкнуть мышью на кнопке в столбце с числовыми данными, вместо пункта Текстовые фильтры появится пункт меню Числовые фильтры . При выборе такого пункта вы можете указать диапазон значений чисел для выбираемых записей (рис. 5.8). Можно выбрать все записи больше указанного вами значения или меньше.

Для рассматриваемого нами примера (см. рис. 5.4), выберем список людей, родившихся после 1973 года. Для этого щелкнем мышью на кнопке в ячейке Е1 (Год рождения), в появившемся меню раскроем подменю Числовые фильтры , как показано на рис. 5.8, и выберем пункт больше. Откроется окно, показанное на рис. 5.9. В поле справа от слова больше введем значение 1973 и щелкнем мышью на кнопке OK. В результате в списке останутся только люди, родившиеся после 1973 года (рис. 5.10).

Фильтр можно в любой момент поменять или вовсе убрать. Для этого щелкните мышью на кнопке и в появившемся меню выберите пункт Удалить фильтр из столбца .

Иногда при работе с большой базой данных возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.

Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel

Виды фильтров в Excel

Фильтрация — это выбор необходимых данных из списка для последующей работы с ними. Результатом этой процедуры будут определенные строки, которые подходят под критерии отбора. Остальные записи временно скрываются и не используются до тех пор, пока пользователь не отключит фильтр. С отобранными данными можно выполнять стандартные действия: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.

Всего в Экселе есть 2 способа фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». С помощью первого варианта осуществляется быстрый отбор необходимой информации с простыми критериями поиска. В режиме автофильтра заглавная строка таблицы в каждой колонке будет содержать кнопку со стрелочкой, кликнув на которую можно указать критерии для отбора. Для каждого столбца можно установить свои настройки. В данном режиме можно установить следующие параметры:

Чтобы удалить фильтр из одной колонки, нужно кликнуть в перечне элементов на пункт «Все». Если нужно отменить его для всей таблицы, необходимо выбрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Отобразить все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его запуск.

Расширенный фильтр

Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.

Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

Таким образом, принцип работы фильтрации должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.

Мы познакомились и научились применять стандартную фильтрацию в Excel. Но очень часто возникают ситуации, когда базовые инструменты фильтрации бессильны и не могут обеспечить необходимый результат выборки. В этом уроке Вы узнаете, как решить эту проблему в Excel с помощью расширенных фильтров.

Если вдруг возникает необходимость выделить какие-то специфичные данные, то, как правило, базовые инструменты фильтрации с такой задачей уже не справляются. К счастью, Excel содержит множество расширенных фильтров, включая поиск текста, даты и фильтрацию по числовым значениям, что позволяет сузить результаты и помочь найти именно то, что Вам нужно.

Фильтрация и поиск в Excel

Excel позволяет искать информацию, которая содержит точную фразу, число, дату и многое другое. В следующем примере мы воспользуемся этим инструментом, чтобы оставить в журнале эксплуатации оборудования только продукцию марки Saris .

Использование расширенных текстовых фильтров в Excel

Расширенные текстовые фильтры используются для отображения более конкретной информации, например, ячеек, которые не содержат заданный набор символов. Допустим, наша таблица уже отфильтрована таким образом, что в столбце Тип отображены только Другие изделия. В дополнение мы исключим все позиции, содержащие слово “case” в столбце Описание оборудования .

Использование в Excel расширенных фильтров по дате

Расширенные фильтры по дате позволяют выделить информацию за определенный промежуток времени, к примеру, за прошлый год, за этот месяц или между двумя датами. В следующем примере мы воспользуемся расширенным фильтром по дате, чтобы посмотреть оборудование, которое было отдано на проверку сегодня.

Использование расширенных числовых фильтров в Excel

Расширенные числовые фильтры позволяют оперировать данными самыми различными способами. В следующем примере, мы выберем только то оборудование, которое входит в заданный промежуток идентификационных номеров.

Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.

С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

1. задать более двух критериев отбора;
2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
3. задать условие любой сложности с помощью формул;
4. извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Очистить».

Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: ="=Набор обл.6 кл."

После использования «Расширенного фильтра»:

Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

В табличку условий введем критерии отбора: ="=Набор обл.6 кл." (в столбец «Название») и ="

Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.

Результат отбора:

Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.

Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1[Задолженность]).

Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.

Как сделать несколько фильтров в Excel?

Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.

Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.

Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.

Как сделать фильтр в Excel по строкам?

Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.

Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:

Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку.